驴Qu茅 es un sistema de informaci贸n?
Un sistema de informaci贸n es un conjunto de actividades dise帽adas para gestionar la informaci贸n importante de una organizaci贸n, como puede ser una empresa. Su trabajo principal es asegurarse de que los datos:
- Se distribuyen de forma adecuada seg煤n las necesidades.
- Se comparten correctamente entre los usuarios.
- Se almacenan en soportes fiables, aprovechando la tecnolog铆a de los ordenadores y las telecomunicaciones modernas.
驴C贸mo organiza la informaci贸n?
Dado que se manejan grandes vol煤menes de informaci贸n, esta se divide en partes m谩s peque帽as para facilitar su uso. Estas divisiones permiten que las aplicaciones trabajen con los datos de manera m谩s sencilla.
- El bit: Es la unidad m谩s peque帽a de informaci贸n y puede tener dos valores: 0 y 1.
- El byte: Un grupo de 8 bits forma un byte.
- El campo: Es una unidad b谩sica de datos dentro del sistema, formada por un grupo de bytes.
De los campos a las bases de datos
Los sistemas de informaci贸n agrupan los datos de la siguiente manera:
- Registros: Un registro re煤ne los campos relacionados con una misma entidad. Por ejemplo, un registro podr铆a contener los datos de un cliente: nombre, tel茅fono y direcci贸n.
- Campo clave: Dentro de cada registro hay un campo (o un grupo de ellos) que lo identifica de manera 煤nica, como el n煤mero de identificaci贸n de un cliente.
- Archivos: Los registros del mismo tipo se agrupan en archivos. Por ejemplo, todos los datos de los clientes forman un archivo.
- Bases de datos: El conjunto de todos los archivos que forman parte del sistema crea una base de datos, donde se organiza toda la informaci贸n de manera eficiente.
驴C贸mo se almacena la informaci贸n?
Para organizar y guardar informaci贸n, se utiliza una estructura de datos de alto nivel llamada archivo. Esta estructura permite almacenar datos en dispositivos externos y acceder a ellos cuando sea necesario.
Los archivos se dividen en registros l贸gicos, que son unidades de datos formadas por uno o m谩s elementos llamados campos. Estos campos representan la informaci贸n espec铆fica que ser谩 procesada.
C贸mo funciona un archivo en una aplicaci贸n
Cuando una aplicaci贸n necesita trabajar con un archivo, se define el tipo de registro que lo compone y los campos que incluye. Veamos un ejemplo pr谩ctico:
- Nombre del archivo: PRODUCTOS
- Nombre del registro: R_PRODUCTOS
- Campo clave: C脫DIGO (identificador 煤nico de cada producto)
Formato del registro:
| Campo | Nombre | Tipo de datos | Longitud |
|---|---|---|---|
| 1 | C脫DIGO | Alfanum茅rico | 8 |
| 2 | DESCRIPCI脫N | Alfanum茅rico | 30 |
| 3 | PRECIO | Decimal | 6.2 |
| 4 | FECHA_INGRESO | Fecha | 8 |
Ejemplo de contenido del archivo:
| C脫DIGO | DESCRIPCI脫N | PRECIO | FECHA_INGRESO |
|---|---|---|---|
| PRD00123 | L脕PIZ HB | 0.50 | 15022023 |
| PRD00456 | CUADERNO A4 | 2.30 | 01032023 |
| PRD00789 | TIJERAS DE ACERO | 4.75 | 20012024 |
| PRD00910 | MARCADOR PERMANENTE | 1.20 | 30062023 |
Caracter铆sticas de los archivos
Los archivos presentan algunas ventajas clave:
- Almacenamiento en soportes externos:
- Los archivos se guardan en dispositivos como discos duros o memorias externas.
- Su existencia no depende de que el programa que los cre贸 est茅 ejecut谩ndose; permanecen disponibles incluso despu茅s de que este termine.
- Portabilidad:
- Los datos almacenados en archivos pueden transferirse f谩cilmente de un equipo a otro.
- Capacidad flexible:
- Aunque un dispositivo de almacenamiento tiene un l铆mite f铆sico, un archivo puede dividirse y distribuirse en varios soportes, lo que lo hace pr谩cticamente ilimitado.
Clasificaci贸n de los archivos
Los archivos pueden clasificarse seg煤n la funci贸n que desempe帽an, lo que permite organizarlos mejor y utilizarlos de manera m谩s eficiente. A continuaci贸n, se describen los tipos principales:
Archivos permanentes
Estos archivos contienen registros que cambian poco con el tiempo y se conocen tambi茅n como archivos maestros. Se dividen en tres categor铆as:
- Constantes:
- Su contenido apenas cambia y se usan como archivos de consulta.
- Ejemplo: una lista de c贸digos postales de un pa铆s.
- De situaci贸n:
- Representan el estado actual de una empresa o entidad.
- Se actualizan peri贸dicamente para reflejar nuevos datos.
- Ejemplo: el inventario de productos disponibles en un almac茅n.
- Hist贸ricos:
- Contienen informaci贸n extra铆da de los archivos de situaci贸n cuando dejan de usarse activamente.
- Son 煤tiles para estudios estad铆sticos o de consulta.
- Ejemplo: registros de ventas de a帽os anteriores.
Archivos de movimientos
Almacenan informaci贸n de manera temporal y se utilizan para actualizar los archivos de situaci贸n.
- Ejemplo: un archivo con las 贸rdenes de compra realizadas durante el d铆a.
Archivos de maniobra
Son archivos temporales creados durante la ejecuci贸n de un programa y generalmente eliminados al finalizar este.
- Ejemplo: un archivo intermedio generado durante la clasificaci贸n de datos para un reporte.
Operaciones con archivos
Trabajar con archivos implica realizar diversas operaciones esenciales para su manejo. Estas son las principales:
- CREATE (Crear):
- Define la estructura del archivo y lo posiciona en el dispositivo de almacenamiento.
- Ejemplo: Crear un archivo para guardar informaci贸n de empleados.
- OPEN (Abrir):
- Permite acceder a un archivo ya creado para trabajar con 茅l, ya sea para consultar o actualizar datos.
- READ (Leer):
- Extrae un registro del archivo y transfiere su contenido al programa que lo solicita.
- WRITE (Escribir):
- Almacena un nuevo registro en el archivo con la informaci贸n proporcionada por el programa.
- CLOSE (Cerrar):
- Es obligatorio antes de finalizar un programa para evitar p茅rdida de datos. Tambi茅n actualiza la informaci贸n del archivo en el dispositivo.
- RENAME (Renombrar):
- Cambia el nombre de un archivo.
- Ejemplo: Renombrar un archivo de 芦TEMPORAL.DAT禄 a 芦CLIENTES_ACTUALES.DAT禄.
- DELETE (Eliminar):
- Borra un archivo cuando ya no es necesario, liberando espacio en el dispositivo.
- COPY (Copiar):
- Duplica un archivo, creando una copia id茅ntica.
- EDIT (Editar):
- Permite modificar el contenido de un archivo, especialmente en archivos de texto.
- Indexar:
- Organiza un archivo de manera indexada, creando un archivo 铆ndice que facilita el acceso r谩pido a los registros mediante un campo clave.
- Ejemplo: Indexar un archivo de clientes utilizando el n煤mero de identificaci贸n como clave.
